跟老外沟通:商务/外贸英语 外汇大约多久可以收到汇款通知函

首先，先分享美国金融家和投资家沃伦巴菲特说过的一句话“Price is what you pay. Value is what your get.”“支付的是价格，得到的是价值。”各位小主，面对国外的客户时，一定要对自己有信心哦。看着初出茅庐的export sales, 有时候面对顾客不合理的需求时，不敢大声反驳，我也是心痛。总之，顾客有需求，向你购买产品的时候，他们是有收获相应对等的价值的，你要相信你是有提供相应的价值给顾客的哦。 所以面对不合理的要求时，请委婉大声说不。

本节的场景设定就从顾客发询盘inquiry开始一直到完成出货delivery整个过程涉及的英文沟通。

tips, 订货不仅与金钱挂钩，而且有关的订货邮件还会作为以后可能发生损害赔偿或者其他争端的依据。所以订货邮件一定要简单明了，双方协商的订单内容，数量，支付方式等一定要列清楚并且需要等到双方的同意哦。

1.询盘 inquiry

当你收到顾客的inquiry时，恭喜你，你有了20%的机会可以成交订单。下面是我整理的几个顾客常用句式，分享给大家看看，日后大家角色对调，转行成买家buyer, 可以直接参考哦。

eg.1)Please send your quotation for following items...(请提供以下各项的报价......)

2) Could you quote us the FOB price of the items below?(请您将下列各项的船上交货价格报给我们？）

直接上邮件模板

Subject : Request Quotation( 请求报价）

Dear XXX,

Please send us your quotation under FOB(Guangzhou) for following items :

Modal A , qty: 2000pcs, color: black color, size:xxx

Please let us know if you need more information.

Regards,

XXX.

tips, 1)主题简单明了 2）内容简洁

2. 发盘（offer）--tips, 重头戏。怎么去应对顾客的询盘

当收到买房（顾客）的询盘后，要尽快按照对方的条件和要求向对方offer，如果有特殊原因不能及时回复顾客，也要及时回复顾客并把可以提供的期限告诉对方。

上模板:

Dear XXX,

Many thanks for your inquiry. Please find below quotation for your reference.

Modal A , qty: 2000pcs, color: black color, size:xxx

Unit Price USD: 10/PCS(FOB Guangzhou), total amount will be USD 20,000(FOB Guangzhou).

Stocks are ready in our warehouse, and we can ship once we receive an irrevocable L/C. Please advise next. In anticipation with thanks.

Regards,

XXX

tips, an irrevocable L/C (不可撤销信用证)

看了模板后，是不是有个大概的了解了， 接下来看看回复询盘的句式分解

Tips, 一篇标准的报价基本由以下各部分组成。

1） 邮件开头

eg. Many thanks for your inquiry of October 31. (感谢您10月31的询盘。)

tips, 首先表示感谢。 Many thanks for + 名词，

2） 报价

eg

A). We are happy to provide you with the information you requested. （我们很乐意为您所要求的信息。）

B). Our quotation is attached in PDF format. (我们的报价单以 PDF格式添加到了附件中。)

C). We will send our official quotation within 3 days after discussing your request with our factory. (请容我跟我的工厂商议您的要求后，会在三天内给您报价。)

D). Please find attached estimated cost for your reference.（请查收附件的预估费用。）

3)交货日期

eg.

A) We have the requested quantity in our warehouse for immediate delivery.（我们有这个库存量，可以马上发货。）

B) The goods/items can be shipped within 30 days upon receipt of order. (接到订单后30天内即可装运。)

C) Actual delivery date will depend on the date that we received your order.(实际的交货日期将取决于我们收到的订单日期。)

4) 折扣优惠（可有可无，看公司的具体情况哦）discount

eg.

A) We can offer 5% discount if you can arrangement shipment before ETD 30 May.

(如果您能安排5月30号前的船期，我们将可以提供5%的优惠价格.)

Tips， 每次要追sales的时候，我就常用这个折扣促使顾客尽快确认订单，付款以及提货。

5) 支付条件 Payment term

eg.

A). A 50% deposit is required to process the order and arrange production. (处理您的订单以及安排生产前，您先需要交50%的定金。)

tips, 通常用于生产非常规产品non-sku或者滞销产品slow-moving item

B) Upon receiving an irrevocable L/C at sight, we will process your order immediately. (收到及期不可撤销信用证后，我们会马上处理您的订单。)

6) 拒绝发盘（特殊情况不能接单）

A) Unfortunately, we do not produce it any more. Please consider…as alternative option.

(很抱歉，我们不再生产此款产品。请考虑xxx作为替代选择。）

tips, 还记得unfortunately吗？用来表示遗憾。另外，永远记得给顾客提供第二选择哦，土豪随意。

3. 还盘 counter offer

顾名思义，就是买家要讨价还价。小主，别天真哦，现在是很难凭借一封邮件就拿下订单order的。一个订单确定下来，是需要来回不断的厮杀的过程。

直接上常见的买家counter offer 句式，日后你们做买家了，就可以自由自在的讨价还价了。

eg.

A.) We would like to ask for 5% discount due to this is a big order. （因为这是一个大订单，所以我们要求5%的折扣。）

B.) We will request to ship the order within 1 month in order to satisfy end-user’s deadline.

(为了满足终端顾客的截止日期，我们要求在1个月内发货。)

4. 订货 order

经过来回这个切磋，恭喜你终于到达订货阶段。以下是常用的买家订货格式，也是我最喜欢收到的邮件，提前让大家感受一下我的兴奋。哈哈哈。

A） Please find attached PO for your action. (请查收附件的订单，以便采取行动。) （tips，我最爱这款简洁让人开心的邮件）

B） This is to inform you that we accept your offer of Oct 31. (特此通知，我方接受贵司于10月31号的报价。)

5. 回复订单

当收到对方确定的订单时，需要详细的回复对方订货的日期，订单号 ，所定的货物，预计运送日期和运送方式等，并且随函附上PI（订单）让顾客签名确认。最好还要感谢一下对方（礼多人不怪），通常由如下4 part组成。

1） 告知对方收到订单

eg. Many thanks for your order dated on Oct. 31. (Many thanks, 万能的句式。 非常感谢您于10月31号发送的订单。

2） 告知发货日期

Eg. All stocks are available, we will ship them by air tomorrow. (所有的产品都有现货，我们将于明天空运寄出)

3） 如果货物不能准时发送？就要及时告知发货延期，最好能告知新的发货时间

eg. I am sorry that item no.31 is out of stocks currently, and the estimated production ready date will be on next Saturday. We will arrange shipment as soon as stocks ready. (很抱歉，31号货物目前没货，新的生产预计在下周六货好。我们将在货好后立即安排出货。)

4) 结束语

eg. We sincerely hope that you will find the goods suitable and look forward to your repeat order.(我们真挚的希望产品能令您满意，并且期待着能收到您的返单。)

6. 告知装运（delivery）

订单谈妥，款项收到，生产安排后，就到出货环节。 此时，就要明确告知对方具体的装运时间（ETD）& 到港时间（ETA）。万一不幸的出现延误，要给买家合理的解释，并且诚挚的道歉，但是要避免说过多的道歉的话哦，毕竟这个时候，买家最想听的是你的解决方案。

两个场景

场景A，告知顺利出货

eg.We are pleased to inform you that your order XXX will be shipped via ETD 31 Oct., ETA 31 Nov. (很高兴的通知您，您的订单将会安排10月31的船，预计在11月31号到港)

场景B，告知装运延期

eg. We apologize for this unavoidable delay due to the vessel is fully booked, we are talking to forwarder to catch up with next earliest vessel. (非常抱歉，由于船期已满，此次的延误在所难免。我们正在和货代沟通，希望能赶下一班最早的船。)