职场中写电子邮件有哪些需要注意的事项？ 购买债券型基金注意事项有哪些要求呢

谢谢邀请，以前写过一篇关于关于邮件撰写技巧的文章，旧文重发，希望能对您有点帮助。

如果您觉得文字太多，文中图片即为内容大纲，如果您想先了解文章核心内容，直接跳到文末的 “8 最后总结”，再回过头来选择读自己感兴趣的部分。

0.先上目录

1.为何要发电子邮件？

2.该写邮件和慎写邮件的6种情况

3.工作邮件的内容、语气和结构把握

3.1 如何对工作邮件的内容进行取舍

3.2 .如何把握工作邮件的语气

3.3 如何梳理工作邮件的结构

4.工作邮件的3个核心原则

5.工作邮件正确的写作顺序

6.工作邮件必知的6大礼仪

7.格式--最易忽略的丢分项

1 为何要发电子邮件？

作为职场人士，想必在工作中大家都经常收发电子邮件，一封高效得体的工作邮件势必会让沟通事半功倍。但一些职场新人，甚至一些职场老鸟，由于平时并不太熟悉收发工作邮件的技巧和规则，导致工作延误、合作搁置、甚至造成不必要的误解。

大家都知道，我们现在正处于信息时代，传递信息有无数种选择。我们可以选择电话，也可以选择微信、QQ等即时聊天工具，但在职场沟通中，电子邮件却依然是其中最重要的方式之一。

电子邮件作为信息沟通的一种表达方式，目的是通过文字、图片、表格、附件等形式，达成发件人和收件人之间的信息交互。但为什么职场上有时必须使用邮件，而不使用其他沟通形式呢？因为邮件与其他沟通形式相比，具有无法替代的效用：①邮件与其他沟通方式相比，显得更加正式；②邮件更易保存和追溯；③邮件具有很强的商业效力和法律效力。

作为职场人士，想必在工作中大家都经常收发电子邮件，发邮件容易，但发一封得体且高效的邮件并不容易。下面我先举几个简单的例子，看看大家平时在工作中是否遇到过。比如：

①自己给对方发了一封邮件，但许久都得不到对方的回复。

②一封非常重要的邮件需要对方确认，但对方却说没在在意邮件的内容。

③所有重要信息都在邮件里面详细说明，但对方还是通过电话反复与你确认。

④自己邮件发送完之后才发现有误，要么漏掉了重要信息，要么漏掉了附件，要么漏掉了某个关键收件人，只得再发一封进行补充。

⑤明明自己给对方发送的邮件表述非常的客观，但对方却认为自己是在对其指责或挑衅。

……

如何解决这些问题？如何通过一些小技巧的运用，撰写一封优秀、高效得体的邮件，提升工作效率呢？这正是本篇文章主要阐述的内容。

邮件作为信息传递的重要表现形式，有时候采用邮件沟通比较恰当，但在另外一些情况下，邮件并不是最合时宜的沟通方式，甚至最好避免使用邮件。那么何时该写邮件，何时又慎写邮件呢？下面先就跟各位聊聊该写邮件和慎写邮件的6种情况。

需要通过邮件进行沟通，主要基于以下6点考虑：

①需要留下官方的内容记录，方便备查，这一点很容易理解。

②同时与多人交流，又不方便安排会议。那么通过电话或微信等沟通，信息会比较零散，也会浪费大量时间精力。

③需要对方做出回复前仔细思考的问题。因为问题比较复杂，对方是无法马上答复我们的，我们通过一封邮件说明基本情况，留给对方思考的空间，会比较妥当。

④需要将发送给对方的信息转发给第三者。这种情形下，通过邮件可以一次性将信息传达到位，减少了沟通成本。

⑤重要的安排、结论或工作报告，用于备忘或提醒参与者。这时候，邮件主要充当会议纪要的作用。

⑥知识推荐或信息传递。可以一次性将信息全部送达所有相关对象，无需挨个通知了。

但是以下6种情形，最好避免使用邮件。

首先，发出去的邮件，泼出去的水，当自己处于激烈的负面情绪时，白纸黑字的邮件，任何一个小错误都有可能被固定化和扩大化，一时间冲动造成的小错误，可能成为别人的把柄。所以，就算你有天大的不满，哪怕去跟人在会议室里大吵一架，也不要随随便便发出一封怒气冲冲的邮件。

另外，有争议的内容，话题复杂，需要多方深入解释或讨论的内容，需要保密的内容，沟通较为敏感的话题，以及需要对方立刻反馈的内容都不太适合利用邮件进行沟通。此时，采用电话可能会比较合适。

所以，我们要根据实际的工作场景，选择合适的沟通方式，避免误用邮件而给自己带来麻烦。

一般人们在思考一个问题时，会从以下三点进行考虑：①是什么、②为什么、③怎么做。刚刚我们讨论了前两者，下面我们重点来讨论如何写一封优秀的工作邮件。

一封优秀的邮件，之所以能够达到有效沟通的目的，无论从①内容、②语气和③结构三个角度来考虑，都是可圈可点的。

3.1 工作邮件的内容取舍

内容是一封邮件传递的主要信息，从内容上来讲，邮件不应该是只写自己想写的，而是写对方需要知道的。工作邮件从内容的角度考虑，大致可分为以下四类：①需求邮件，②确认邮件，③反馈邮件，④通知邮件。

3.1.1 需求邮件——“4W1H”原则

咱们先谈谈需求邮件，因为平时工作中，大家接触最多的邮件类型便是需求邮件，无论是上级给下级安排工作，还是请求上级或者其他人员支持，都可归为需求类邮件。需求类邮件的目的就是希望对方采取相应的行动，实现自己期待的目标。

那么就需要在邮件中给予对方明确的指引，明确要求对方什么时间，完成什么工作，如何做，需要达到什么效果。这就需要在邮件的开头，就用简短的几句话，言简意赅地概括此封邮件的大意，以及期望达到的目标。

对于需求类邮件的撰写，内容上可以考虑采用“4W1H”原则来构思——即谁（Who）、什么（What）、何时（When）、为什么（Why）、怎么样（How）。

①：谁（Who）——如果不能在一开始就说清楚问题，大多数人是没有耐心读到最后一段，并且搞清楚你的真实用意的。所以在邮件开始打招呼的时候，就一定要明确收件人是谁，指明任务归属人。如果开头只是一个“Hi”，却有若干个收件人，收到邮件的人，是无法明确自己是否需要响应该邮件的。而一封跟多个人打招呼的邮件，就会让所有收件人都觉得事不关己而不了了之。

②：什么（What）——描述清楚自己的需求或者要求，而不要模棱两可地表态，这样对于邮件沟通没有任何益处。如果自己都没有搞清楚目的，那还是等想清楚了再发吧。

③：何时（When）——明确解决邮件中所提及事件的最后时限，这样收件人才好作规划，越快越好在大多数时候就相当于没有截止日期，最后可能导致邮件中所提及事件的完成时间变得遥遥无期。

④：为什么（Why）——让对方明白，邮件中所提及的事情对收件人的重要性，或者起码是对团队或公司而言的重要性，而不是对发件人个人而言的重要性。即便发件人是收件人的直接汇报对象，在多数情况下，能够写清楚为什么，也比不写能够得到更有效的响应。

⑤：怎么样（How）——如果收件人收到一封没有明确要求的邮件，执行的最后结果是很难保证的。除非收发双方已经有非常明确的上下文定义，比如之前已经电话沟通过，此封邮件只是作为提醒或者留存记录需要，否则，最好在邮件中明确提出要求，希望对方按何种方式处理，以及期待达到的效果。

最好在后续的段落中，就“怎么样（How）”交代清楚细节，量化出来，这样需求才精确，接需求的人才知道该怎么做，最后执行的结果也不会偏离目标太远。

在交代清楚“4W1H”的基础上，再慢慢展开邮件、罗列数据及解释原因吧。

3.1.2 确认邮件——确保信息传达到位

工作中，无论是领导安排的工作，还是收到其他同事的支援请求，通过口头、电话、会议交流敲定的事情，再发一封邮件给对方进行确认，这是一个好习惯。

确认邮件的主要用途体现在以下几个方面：

①需求确认。

通过邮件向对方确认自己所理解的需求，与对方当时拟定的目标是否存在偏差，确保工作执行方向与目标一致。

②留存证据。

口头或电话收到相应的工作指引后，再发一封邮件给对方，得到确认后再开始执行，在某种程度上是对自己的一种保护。

按照对方邮件确认的工作指引去执行，就算今后任务的执行结果有偏差，对方将出现的相关问题单方面归咎于我们的工作失误，此封邮件也可以作为